Las herramientas del teletrabajo y sus costos para el empleador

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Quién y qué paga

De acuerdo con la ley (1), es de cargo del empleador:

1. Proporcionar los equipos, las herramientas y los materiales para el trabajo a distancia o para el teletrabajo, incluidos los elementos de protección personal.

Dentro de estos costos, podemos considerar para el caso de trabajos de oficina, por ejemplo, computadores, pantallas, escritorios, sillas, impresoras, licencias de software y SaaS, correo electrónico, herramientas de comunicación, etc.

2. Cubrir los costos de operación, funcionamiento, mantenimiento y reparación de equipos serán siempre de cargo del empleador.

En este sentido, es claro que se contiene herramientas tales como Internet, electricidad, telefonía, reparación de equipos, etc.

Cómo se cumple

Un observador atento inmediatamente se hará preguntas como estas: “¿Puedo derechamente pagar X cantidad de dinero al trabajador para que se compre tal o cual equipo?” “¿Puedo dar una asignación al trabajador para que se pague su propia Internet?” La respuesta es “depende”.

Si estamos hablando de equipos, herramientas y materiales, la ley claramente dice que es el empleador quien debe “proporcionarlos”. Por ende, debiésemos entender que es el empleador quien debe comprar y entregar estos materiales. Como sea, otros podrían opinar que esta obligación igualmente se cumple si se le entrega una suma única al trabajador, aunque en tal caso el asunto es más discutible (si el empleador se decide por corre este riesgo, al menos se sugiere que quede documentado claramente que esos montos son asignaciones para la compra de herramientas).

Dicho lo anterior, creemos que es sano que sea el empleador quien escoja y proporcione las herramientas, pues hay consideraciones de seguridad de la información, seguridad laboral, calidad de las herramientas usadas, etc. que llevan a pensar que esto es una buena práctica.

En cuanto a los costos de operación, funcionamiento, mantenimiento y reparación, no vemos impedimentos de que sean reembolsados o sean objeto de asignaciones. Ello porque la ley no obliga a proveer estos ítems, sino que a financiarlos. Similar razonamiento ha tenido la Dirección del Trabajo al momento de interpretar la ley quien, a través del Dictamen 1389/007, ha concluido que las partes pueden acordar asignaciones relacionadas con el uso de internet, energía eléctrica, etc.

En cuanto al monto de las asignaciones, estas son acordadas con el trabajador. En este sentido, cabe anotar que es muy usual que el trabajador use esas mismas herramientas para su uso personal (por ejemplo, usar la conexión de Internet para ver Netflix en sus momentos de ocio y descanso). Por lo mismo, no vemos inconvenientes que las asignaciones necesariamente no abarquen todo el uso de las herramientas si estas son usadas para fines privados. Mal que mal, la obligación del empleador se limita al uso de estas herramientas para el trabajo en cuestión.

Protocolos de uso de tecnologías

Ya sea que haya o no teletrabajo, es muy importante que tanto en los contratos de trabajo como en los Reglamentos de Higiene y Seguridad existan protocolos de uso de las tecnologías entregadas. Se debiera considerar, entre otros:

  • Políticas de uso de contraseñas.
  • Establecimiento de usos permitidos y prohibidos de los correos electrónicos y tecnologías puestas a disposición del trabajador.
  • Políticas de entrega y devolución de dispositivos electrónicos.
  • Protocolos de seguridad de la información.
  • Cláusulas de confidencialidad y políticas de protección de datos.
  • Cláusulas de propiedad intelectual.

Bring-your-own-device

La ley es clara en el sentido que trabajador no puede ser obligado a utilizar elementos de su propiedad.

Como sea, nada prohíbe que las partes acuerden libremente estos usos. De hecho, muchas veces, son los propios trabajadores quienes prefieren obrar de esa manera.

A menos que claramente las partes estén de acuerdo en usar elementos propios, se recomienda que el empleador no levante este asunto a sus trabajadores. Mal que mal, la relación laboral en muchas ocasiones es de carácter asimétrica y no corresponde presionar a los trabajadores para que accedan a esta clase de usos de sus equipos.

Por otro lado, y al menos en lo que concierne a los equipos computacionales, existen buenas razones de seguridad de la información para evitar que los trabajadores usen sus propios dispositivos.
No obstante, si la organización considera que no es riesgoso –e incluso deseable por parte de sus trabajadores– es importante que se establezcan “Bring-your-own-device policies”. Estas políticas deberán determinarse, caso a caso.

Otras preguntas frecuentes

¿Si un trabajador va a disminuir sus viajes a la oficina, puede el empleador bajar unilateralmente la asignación por movilización? No. Los contratos sólo se pueden modificar con el acuerdo de las partes. Esto es un asunto que las partes tienen que negociar de buena fe. Lo razonable sería que ambas partes llegasen a un acuerdo en ese sentido, modificando el esquema de las asignaciones.

Notas

(1) Artículo 152 quáter L del Código del Trabajo.

2 comentarios sobre “Las herramientas del teletrabajo y sus costos para el empleador

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